Coronakrisen vällde in på de finländska arbetsplatserna som en överraskning, utan förvarning eller information om hur omfattade eller svåra följderna kommer att bli på arbetsplatserna och i samhället. Trots det började man snabbt vidta åtgärder för undantagsförhållanden på många arbetsplatser.
På Finansministeriet inleddes arrangemangen till och med lite på förhand. Under de senaste veckorna har man effektivt utvecklat lösningar på frågor som uppstått också på andra arbetsplatser bl.a. om övergång till distansarbete och hur det löper, om nya utmaningar inom chefsarbete, om informationsgången mellan teamen, om omsorgen om gemenskapen samt om arbetshälsan.
Digitalt språng till distansarbete
Finansministeriets personal övergick till distansarbete redan i ett tidigt skede av krisen. I och med regeringens riktlinjer gällande distansarbete uppdaterade man på ministeriet anvisningarna för distansarbete under undantagsförhållanden. – Med övergången till distansarbete ville vi trygga arbetsförhållandena och minimera spridningen av coronaviruset, berättar utvecklingschef Pilvi Pellikka. Enligt Pellikka har övergången till distansarbete utgjort ett enormt gemensamt digitalt språng för hela arbetsplatsen oberoende av att man också tidigare har kunnat distansarbeta på ministeriet. – Det förhärskande sättet var ändå tidigare att man kom till arbetsplatsen för att jobba. När allt kommer omkring kom distansarbetet igång snabbt och friktionsfritt.
Tid av kollektivt lärande
Även om man fick verksamhetsanvisningarna och -sätten i skick i expressfart har de senaste veckorna på ministeriet inneburit också inlärning och inhämtning av nya kunskaper. Enligt arbetarskyddschef Vilja Arola är utmaningarna för personalledningen nu nya. – Speciellt har cheferna nu varit tvungna att fundera på sitt eget görande på ett nytt sätt: å ena sidan hur leda arbetet utan närkontakt och å andra sidan hur bygga upp kontakten till personalen i vardagen. Situationen belastar olika individer på olika sätt. Man har mer än tidigare strävat efter att stöda arbetsförmågan genom att proaktivt ta upp eventuella utmaningar. Teman inom tidigt stöd diskuteras systematiskt med cheferna.
Också sätten och formen för hur man ska hålla kontakt har aktualiserats. Personalen har fått mycket utbildning i ärenden som gäller arbetstiden, hur man förenar arbets- och privatliv samt tekniskt kunnande. – Även om förändringen kom snabbt och effekterna av den oroar personalen är intrycket ändå att ändringen i sättet att arbeta har skett smidigt och att våra anställda till största delen är positivt inställda.
Personalens välbefinnande och jobbfeeling följs regelbundet upp med veckovisa enkäter. Resultaten av enkäterna gås igenom på regelbundna personalinformationer. – Mest har vår personal funderat på hur länge undantagssituationen ska pågå och på hur den kommer att påverka vår arbetsplats och i vidare bemärkelse påverka samhället i stort, säger Arola.
Effektiva åtgärder som stöd i vardagen
Man har strävat efter att hålla fast vid gemenskapen på många sätt. De dagliga personalinfotillfällena och ledningens veckovisa informationstillfällen under de första veckorna har upplevts som viktiga för att behålla en god anda och hålla personalen fäst vid sin egen arbetsgemenskap också i det vardagliga distansarbetet. Man har också uppmuntrat till informell samvaro via nätet. – Till exempel är de gemensamma Skypepauserna för teamen och avdelningarna omtyckta, säger Pellikka. Därtill belönas på ministeriet varje månad en ”räddare i vardagen” som personalen själv utser – kollegor som hjälpt och stöttat i besvärliga situationer. En egen pausgymnastikutmaning för april har också startats på ministeriet, tillägger Arola.
Heti purku -modell i bruk
På ministeriet håller man på att ta i bruk också nya slag av åtgärder för att stöda arbetsförmågan. En av åtgärderna är modellen Heti Purku där man utnyttjar arbetsplatsens egen stödpersonskompetens vid lösningen av eventuella problemsituationer. – Att det finns människor som kan hjälpa varandra också i fortsättningen, är fint, en resurs att ta vara på, säger Pellikka glatt. – Behovet av att stöda varandra har också på eget initiativ kommit fram från personalens sida.
Under undantagssituationen har behovet av ett tätare samarbete med företagshälsovården accentuerats. På ministeriet följer man tätt upp hur företagshälsovården kan stöda arbetsplatsen under undantagssituationen och utnyttjar de tjänster som erbjuds.
Työhyvinvoinnin tukielementtejä poikkeusoloissa (Finansministeriet)
Tillsammans och i en formation mot det nya normala
Både Arola och Pellikka berättar att de märkt att mitt i hela krisen har blickarna redan riktats mot tiden som följer efter undantagssituationen. – Många funderar redan nu hur det nya normala sedan någon gång kommer att se ut och hur vi redan nu ska kunna forma strategin i riktning mot det. Personalen på Finansministeriet har aktivt deltagit i lösningen av utmaningarna och kommit fram med nya idéer.
– Personalen har här aktivt velat komma fram med hur deras eget kunnande kan vara till nytta, till och med genom överskridande av normala arbetsroller och -gränser. Önskan om att vara till hjälp och att arbeta för det gemensamma goda har konkretiserats på ett positivt sätt under hela undantagsläget.