Lågtröskelsenkäten kartlägger vad som funkar och vad som grämer i arbetet. På så sätt kan olika frågor genast föras på tal tillsammans. Åbo stad har medverkat i Kevas projekt och utvecklat verktyg för att stödja arbetsförmågan och yrkeskarriärerna.
Arbetstagarna på Ilpois daghem svarar på en snabb enkät en gång i månaden som kartlägger deras välmående. Daghemsföreståndare Tarja Kaasinen ser direkt i resultaten vad nuläget är.
– När enkätomgången är över, brukar jag gå igenom resultaten på veckomötet och lyfta fram de ärenden som jag ser som viktiga att ta tag i, berättar Kaasinen.
Småbarnspedagogiken hos Åbo stad har varit med på att utveckla och testa Kevas pulsenkät som används för att samla in information om den upplevda arbetsförmågan, rapportera om resultaten och hjälpa vidare. Pulsenkäten utvecklas på Keva inom ramen för projektet Hållbart arbetsliv.
Arbetsgivaren kan välja frågor utifrån en omfattande frågebank. Senast tillfrågades arbetstagarna på daghemmet till exempel om informationsgången, om de hade tillräckligt med tid, motivationen och det stöd som chefen gett.
– Vi har till exempel diskuterat om hur man för svåra saker på tal och hur vi sköter informationsgången i skiftande situationer. Vi har också utvecklat nya metoder för detta tillsammans, berättar Kaasinen.
En situationsbild och verksamhetstips
Det som är bra med verktyget är att det ger aktuell information, säger Miia Rissanen på Keva som har varit projektchef för serviceutvecklingen.
Traditionella personal- och arbetshälsoenkäter görs typiskt en gång per år eller med några års mellanrum. De kan ge en stor bild av personalens upplevelser på en gång, men det är svårt att utnyttja dem i uppföljning året runt. Pulsenkäten kompletterar mer omfattande enkäter och stöder särskilt verksamheten på arbetsgemenskapsnivån.
När arbetstagarna regelbundet bedömer sin egen arbetsförmåga, får man information proaktivt och man kan reagera på signaler redan i tidigt skede. Då kan även små åtgärder i vardagen bidra till att man orkar bättre. Problemen kan åtgärdas redan innan de orsakar sjukskrivingar.
Tjänsten som skapats av Kevas eget utvecklingsteam är inte bara en enkät, utan det finns också aktiverande innehåll och material som stöder behandlingen av olika teman kopplade till resultatvyn.
– Vad som händer efter resultaten är viktigt: hur chefen utnyttjar dem och hur man pratar om dem tillsammans, säger Rissanen. Införandet av nya lösningar kräver också alltid ledningens engagemang.
Information till alla nivåer
I början av projektet kartlades chefernas och arbetstagarnas behov i stor utsträckning genom intervjuer och idén med tjänsten testades med olika lösningar.
– Jag uppskattar det att vi har blivit hörda under hela projektet. Vi har fått möjlighet att berätta vår uppfattning av vad vi behöver, berättar Virpi Kariluoma, områdeschef för södra området för småbarnspedagogiken i Åbo.
Enligt henne var det lätt att hitta flera daghem som ville delta i försöket. Staden har också tidigare utnyttjat mått för bedömning av arbetshälsan, men resultaten har släpat efter och inte nått de närmaste cheferna. Puls-verktyget möjliggör uppföljning i realtid och ingripande vid rätt tidpunkt när det finns behov av det.
I Puls-enkäten får daghemsföreståndaren själv respons direkt från personalen och hela arbetsgemenskapen ser resultaten. Områdeschefen kan följa upp resultaten för sina enheter. Tjänsten bildar också en egen vy över den större bilden samt möjlighet till jämförelse för andra nivåer i organisationen såsom personalledningen.
– Vi kan inte göra högklassigt arbete utan att personalen mår bra. Nu kan vi följa upp det på olika nivåer och reagera snabbt vid behov, säger Kariluoma.
Kanal med låg tröskel
Det tar bara ett par minuter att svara på enkäten. Detta är viktigt särskilt i sådant arbete där man inte hinner sitta vid datorn.
Det finns också möjlighet att fritt skriva sina egna tankar i tjänsten. Chefen kan ofta få bättre tag i bakomliggande orsaker genom öppen respons.
Kariluoma påpekar att hon läser också själv alla kommentarer som arbetstagarna på de olika daghemmen skrivit. På så sätt kan hon också ta upp frågor med de närmaste cheferna vid behov.
– Varje åsikt är viktig, betonar hon.
– Arbetshälsan är en gemensam sak som alla kan påverka, inte bara ledningen.
Puls-enkäten utvecklas utifrån respons fram till utgången av året. Då kommer den att vara tillgänglig för alla Kevas arbetsgivarkunder. Man kommer att ta den i bruk i större omfattning i Åbo.
Diskussion om yrkeskarriärer behövs
Och hur ska man ta hand om arbetstagarnas kompetens, lärande och motivation? Hur kan man säkerställa arbetets betydelsefullhet och beakta olika livssituationer?
Allt detta påverkar också arbetsförmågan och orken. Åbo stads hr-tjänster har varit med i Kevas delprojekt, där man har utvecklat metoder för karriärplanering. Kärnidén är att karriärplanering är en del av arbetsmiljöledning.
I Åbo har man försökt föra detta tankesätt till en del av vardagen genom att direkt prata om det med cheferna.
– Vi har gått med i ledningsgrupper och arbetsgemenskaper för att diskutera yrkeskarriärer och arbetsförmåga, berättar personalspecialist Mia Hoikka.
Hon lyfter också fram en viktig observation: man får det som man mäter.
I stadens Kommun10-enkät har man därför börjat fråga också om tankar kring yrkeskarriären. Vad för slags möjligheter upplever arbetstagaren att hen har, om det inte finns möjligheter att fortsätta i det nuvarande arbetet?
- Det lönar sig att fundera på dessa saker på förhand på alla nivåer i organisationen, också individen själv, säger Hoikka.
– Vi betonar att människor skulle fundera på vad de vill och vad de kan och hur de kunde upprätthålla sin egen kompetens och ork.
Karriärsamtal tydliggör önskemålen
Som en del av projektet erbjöds arbetstagarna möjlighet till karriärcoachning. De har haft möjlighet att diskutera bland annat lärande, motivation och sin egen livssituation under coachningen som ordnats av en extern samarbetspartner.
Enligt de preliminära resultaten upplevde deltagarna mötena som nyttiga, säger Kevas kundchef Niina Inkinen.
– De har identifierat sina egna styrkor och motiverande faktorer och kan göra upp sina karriärplaner bättre. Arbetsnöjdheten har också blivit bättre, säger Inkinen.
Hon påminner att ungefär en tredjedel av arbetstagarna i den offentliga sektorn kommer att gå i pension under de följande tio åren. Man bör ta hand om de som kvarstår och också få nya arbetstagare.
– Karriärledning är en metod som ökar dragnings- och hållkraften.
Det är också viktigt att identifiera vilka metoder som redan finns till stöd för arbetsförmågan och yrkeskarriärerna. Åbo stad erbjuder utbildningar och workshoppar om till exempel återhämtning samt experthjälp i utmanande situationer i arbetsgemenskapen.
– Vi har upplevt som viktigt att erbjuda också stödåtgärder inom servicehandledning med låg tröskel till personalen samt externa träningar relaterade till välbefinnande i situationer där arbetstagaren upplever ett behov av stöd med att fundera på sin egen karriär eller ork, berättar Hoikka.
Hon upplever att Keva verkligen har inkluderat stadens experter i funderingarna kring praktiska åtgärder.
– Projektet har också gett viktig information om hur man har ingripit i dessa frågor i andra gemenskaper och städer, säger Hoikka.