Varför behövs Code of Conduct?

Nyhet 22.9.2023

Hållbarhet

Kevas styrelse godkände de nya verksamhetsprinciperna, dvs. Code of Conduct i augusti 2022. Enligt förvaltningsdirektör Markus Mankin ska principerna inte bara ses som administrativa dokument. Compliance officer Jouni Herkama som ledde revideringen av verksamhetsprinciperna betonar att de måste granskas med jämna mellanrum för att de ska hållas uppdaterade.

Markus Mankin: - De konkreta effekterna kan bli små om verksamhetsprinciperna inte utnyttjas aktivt eller om personalen inte känner till dem.

Code of Conduct tillämpas ofta i vardagliga situationer: hurdan gästfrihet från tjänsteleverantörens sida kan godtas, hur göra om vi får en begäran om att stödja allmännyttig verksamhet eller är det okej att lägga ett inlägg som tangerar arbetsgivarens bransch på sociala medier.

Jouni Herkama: - Kevas tidigare Code of Conduct var från år 2017. Nu planerades innehållet i verksamhetsprinciperna uttryckligen för de Kevaanställdas dagliga bruk, de förkortades en hel del och redigerades för att passa in i nätmiljö.

Alla medlemmar i arbetsgemenskapen står varje dag inför olika val som styrs av såväl skrivna normer och anvisningar som av den egna uppfattningen av vad som är det rätta sättet att agera. Individernas uppfattning av rätta val kan variera och därför behövs riktlinjerna i Code of Conduct som stöd för bedömningen.

Ledningen föregår med exempel

Mankin: - Verksamhetsprinciperna ger inte nödvändigtvis alltid svar på enskilda problem men de utgör grunden för övervägande och diskussion. De erbjuder medlemmarna i arbetsgemenskapen ett ansvarsfullt och enhetligt sätt att agera. Ledningen, cheferna och compliance bidrar med sin egen viktiga insats i den där diskussionen.

Ledningen har en viktig roll: ”Tone is at the top”. Styrelseledamöterna och framför allt verkställande direktören och ledningsgruppen håller framme teman som personalen sedan tolkar. Tillräcklig öppenhet, ärlighet, rättvisa och en vilja att motivera samt vilja och förmåga att förstå arbetet på grundnivå är viktigt.

Ledningen måste själv mycket noga iaktta verksamhetsprinciperna och godtagna anvisningar. Om det inte är fallet urholkas trovärdigheten och slutligen har verksamhetsprinciperna ingen betydelse.

Markus Mankin: - Det lönar sig att fundera vad som i den egna organisationen är viktigt för att nå resultat. Har individernas eller enheternas verksamhetssätt redan blivit så olika att de har en helt egen praxis

Herkama: - Jag betonar alla Kevaanställdas roll och ansvar. Ledningen, cheferna och compliance kan ta upp frågorna men det viktigaste är att alla Kevaanställda tar till sig verksamhetsprinciperna och förbinder sig att iaktta dem.

Stora skepp vänder långsamt

Herkama: - Verksamhetsprinciperna är en del av Kevas och andra organisationers verksamhetskultur. Kulturen ändras långsamt och vardagens praxis tränger lätt ut ädla ideal och skriftliga anvisningar. Vi har en rätt så stark kultur där vi vågar ta upp och ifrågasätta saker.

Därför är det för mycket att önska att den nya Code of Conduct redan nu borde synas i vår verksamhetskultur. Jag tänker att vi går framåt med små steg. I år har vi preciserat verksamhetsprocessen i fråga om osakligt bemötande. Det är en konkret åtgärd som vi har vidtagit för att förbättra Kevas verksamhetskultur.

Mankin: - Jag anser att Code of Conduct är särskilt viktig vid introduktionen av nya arbetstagare, och de har helt klart fäst uppmärksamhet vid principerna.

Vi på Keva tar ganska försiktigt ställning till verksamhetskulturen och jag efterlyser mer diskussion och att de Kevaanställda i större utsträckning ska ta upp teman kring verksamhetskulturen. Också till exempel personalenkäterna borde mäta ändringen eller utvecklingen av verksamhetskulturen.

Verksamhetsprinciperna gäller också förtroendevalda

Controller Jouni Herkama: - Bland annat sakkunniga inom kundtjänsten, juridiska ärenden, HR, it och kommunikationen har deltagit i arbetet kring utvecklingen av Kevas verksamhetsprinciper. Också förtroendevalda deltog i arbetet.

Arbetet resulterade i tio principer som utöver personalen också gäller Kevas styrelseledamöter och fullmäktige.

Verksamhetsprinciperna måste förändras och utvecklas över tid. Jag presenterade de nya verksamhetsprinciperna för styrelsen för ungefär ett år sedan. Styrelsen såg det som viktigt att verksamhetsprinciperna hade uppdaterats till att motsvara de förändrade behoven.

Jouni Herkama: - Det är av största vikt att sammanfatta verksamhetsprinciperna. Budskapet ska vara lätt att ta till sig.

Förvaltningsdirektör Markus Mankin: - Keva har genom lagstiftning fått en stor uppgift och stort ansvar. Från styrelsens synvinkel måste Keva ledas på ett sätt som bibehåller vår trovärdighet och legitimitet. Styrelsen tvekade inte att också själv förbinda sig till principerna.

Herkama: - Jag anser att det vore dåligt om verksamhetsprinciperna endast gällde de Kevaanställda. Fullmäktige och styrelsen fattar de med tanke på Kevas verksamhet mest centrala besluten. Nu när verksamhetsprinciperna också gäller styrelsen och Kevas fullmäktige blir Keva en enhetlig aktör.

Följande steg

Herkama: - Många finländska organisationer har en sammanfattning av sin Code of Conduct som är avsedd för service- eller varuleverantörer och som organisationens partner ska åta sig att följa.

I samband med den här revideringen tog vi fram verksamhetsprinciper för Kevas arbetstagare och inga externa principer sammanställdes. Vi har diskuterat saken och övervägt denna typ av principer. De kunde stärka Keva som en samhälleligt betydande aktör.

Mankin: - Så kallad Supplier CoC är ett allmänt och bra verktyg. Då dessa verksamhetsprinciper läggs till som en del av anbudsbegäran tvingar det också leverantören att ta ställning till sina egna verksamhetsprinciper.

Supplier CoC förutsätter att vi vill och kan övervaka leverantörernas verksamhet i tillräcklig grad. De nya bestämmelserna om företagsansvar förutsätter dessutom att hela värdekedjan ska uppnå vissa ESG-standarder.

Jouni Herkama: - Vi vill påminna de Kevaanställda om att det lönar sig att återkomma till verksamhetsprinciperna också efter den första läsningen. CoC-temana hålls framme bland annat i compliancebloggarna på Kevas intranät och vi har också planerat en utbildningsvideo.

Markus Mankin: - Jag har planerat ett evenemang som ska belysa Kevas verksamhetsprinciper genom praktiska exempel med en diskussion eller en panel där chefer eller direktörer deltar.