Checklista för ny arbetsgivare

Välkommen som kund hos oss! Här hittar du anvisningar och tips om hur du kan sköta dina ärenden smidigt. Du kan också alltid rådfråga din kundchef: kontaktuppgifterna finns i webbtjänsten för arbetsgivare.

Uträtta ärenden smidigt i webbtjänsten för arbetsgivare

Webbtjänsten för arbetsgivare innehåller arbetsgivarspecifika uppgifter om till exempel pensionsavgifter samt anställningsförhållanden och årsinkomster som hänför sig till tiden innan inkomstregistret infördes. Inloggningen i webbtjänsten sker med stark autentisering. Användningen av webbtjänsten kräver Suomi.fi-fullmakt. Ytterligare information om webbtjänsten för arbetsgivare och Kevas Suomi.fi-fullmakter finns på vår webbplats:

Webbtjänsten för arbetsgivare

Inkomstregistret har en e-tjänst via vilken du kan anmäla, kontrollera och korrigera anställnings- och inkomstuppgifter som hänför sig till tiden efter att inkomstregistret införts.

Läs mer: Inkomstregistret (skatt.fi)

Kevas underorganisation

En underorganisation är en aktör som självständigt lämnar löneuppgiftsanmälningar enligt pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL) till inkomstregistret. Underorganisationen ska ges en identifierare och ett namn.

Underorganisationens identifierare och namn är obligatoriska uppgifter när arbetsgivaren anmäler uppgifter om anställningar och inkomster som omfattas av OffPL till inkomstregistret.

Arbetsgivaren fastställer identifieraren och namnet själv.

När Keva grundar en ny arbetsgivare i sitt kundregister ska en identifierare för underorganisationen och ett namn som motsvarar identifieraren skapas för den nya arbetsgivaren.
Underorganisationens identifierare är 3–6 tecken lång och den ska bestå av siffror.
Underorganisationens namn kan vara detsamma som försäkringens (pensionsarrangemangets) namn.
Underorganisationens identifierare och namn fastställs av arbetsgivaren.
Keva grundar underorganisationens identifierare i sitt kundregister enligt arbetsgivarens anmälan och skickar per e-post en bekräftelse på den grundade identifieraren till arbetsgivaren. Anmälan av uppgifter till inkomstregistret kan göras först efter detta.

I ett senare skede kan arbetsgivaren behöva en ny underorganisation (aktör) för sina egna funktioner. En ny underorganisation kan till exempel vara en viss sektor hos arbetsgivaren (såsom ekonomiförvaltning, fostran, kultur, räddningsväsendet e.d.).

Ett eget material ska lämnas till inkomstregistret för varje underorganisation (se Kevas anvisning för anmälan till inkomstregistret).

Vilka uppgifter påverkas av underorganisationen?

Underorganisationens identifierare inverkar på vilka uppgifter om inkomster och anställningar som kan granskas per underorganisation i Kevas webbtjänst för arbetsgivare och på hurdan statistik Keva tar fram. Om till exempel alla sektorer i organisationen har en egen identifierare för underorganisation kan man i webbtjänsten för arbetsgivare granska följande uppgifter per sektor:

pensioneringsprognoser
pensionsavgifter
statistik över rehabilitering och pensioner
organisationens personalstruktur
statistik över arbetsoförmåga

Uppgiften om underorganisationen förmedlas med tiden från inkomstregistret till olika databaser. I den första fasen kommer uppgiften om underorganisationen att användas i personaluppgifter och nya pensioneringsprognoser. Under de följande åren kommer den att läggas till i ansöknings- och pensionsrapporter.

Den som har hand om anmälningstrafiken

Den som har hand om anmälningstrafiken är er kontaktperson i frågor kring anmälan av anställnings- och inkomstuppgifter.

Vi skickar anvisningar om OffPL-försäkring och anmälan till inkomstregistret till den som har hand om anmälningstrafiken. Vid behov kontaktar Keva den som har hand om anmälningstrafiken också i ärenden som gäller pensionsförsäkring och anmälningar till inkomstregistret. För varje underorganisation kan man uppge bara en kontaktuppgift för den som har hand om anmälningstrafiken.

Uppgifterna om den som har hand om anmälningstrafiken meddelas till Keva med en elektronisk blankett (Forms-blankett).

Anmälan av anställnings- och inkomstuppgifter

Anmäl anställnings- och inkomstuppgifter för era anställda som försäkrats enligt OffPL till inkomstregistret enligt inkomstregistrets anvisningar samt Kevas anvisningar och koder som kompletterar dem.

Skötsel av pensionsavgifter

Den lönebaserade pensionsavgiften tas ut av Kevas medlemssamfund, statliga arbetsgivare och kyrkan. Keva fakturerar den lönebaserade pensionsavgiften av arbetsgivaren månatligen.

Kommunerna och välfärdsområdena betalar dessutom en utjämningsavgift. Övriga medlemssamfund i Keva, statens arbetsgivare och kyrkan betalar inte utjämningsavgift.

Närmare information om pensionsavgifter finns här:

Inspektioner

Keva granskar de anställnings- och inkomstuppgifter som arbetsgivarna anmält och som har registrerats i pensionsbolagens gemensamma intjäningssystem. Det lönar sig att varje år sammanställa färdigt det material som ska granskas.