Vi handlar noggrant och effektivt
Vår verksamhet är öppen och vi bygger upp ett förtroende för Keva. Det förutsätter ett noggrant verksamhetssätt.
Vi förbinder oss till god förvaltningssed.
Vi är kostnadsmedvetna. Noggrann beredning och hållbara upphandlingar är grunden för högkvalitativ verksamhet.
Vi väljer våra samarbetspartner med beaktande av hållbarhetsprinciperna.
Vi fäster särskild uppmärksamhet vid dataskyddet och informationssäkerheten.
All vår verksamhet styrs av verksamhetsprinciperna (Code of Conduct) som styrelsen godkänt.
Verksamhetsprinciper
I augusti 2022 godkände Kevas styrelse organisationens verksamhetsprinciper, dvs. Code of Conduct. Utöver vår personal förbinder sig också medlemmarna i Kevas delegation och styrelse att följa verksamhetsprinciperna.
I verksamhetsprinciperna fastställs de frågor där vi vill nå en högre nivå än vad som bestäms i lagen.
- Kevas primära uppgift är att ansvara för genomförandet av pensionsskyddet.
- Kevas verksamhet styrs av lagstiftningen.
- Keva tryggar pensionsförmånerna och en stabil avgiftsnivå.
- Kundernas behov styr Kevas verksamhet.
- Överväg innan du klickar. Dataskyddet och informationssäkerheten står i centrum för Kevas verksamhet.
- Motarbeta intressekonflikter, korruption och bestickning.
- Personalens välbefinnande är nummer ett.
- Du utför ett genuint ansvarsfullt arbete.
- Kommunicera aktivt, öppet och transparent.
- Handla rätt. Keva strävar efter en etisk verksamhetskultur där de Kevaanställda handlar rätt och enligt de gemensamma värderingarna.
Kostnadseffektivitet som mål
Keva sköter handläggningen av pensionsansökningarna och utbetalningen av pensionerna i kommunerna och kommunsektorn
samt ansvarar med sina medlemssamfund för finansieringen av pensionerna. Keva sköter därtill pensionsansökningarna och utbetalningen av pensionerna för anställda hos staten, den evangelisk-lutherska kyrkan, FPA, Finlands Bank och Finansinspektionen. I början av 2023 blev också välfärdsområdena kunder hos oss.
Vår kostnadseffektivitet kan inte direkt jämföras med arbetspensionsbolagen i den privata sektorn. Då vi jämför de totala rörelsekostnaderna (i vilka kostnaderna för placeringsverksamheten inte ingår) i boksluten med antalet försäkrade klarar vi oss bra.
Keva rörelsekostnader är mindre därför att våra kunder bestäms enligt lag. I motsats till privata sektorns ArPL-bolag har vi inga marknadsföringskostnader som hänför sig till förvärv av nya kunder eller överföring av försäkringar, inte heller några kostnader för distributionskanaler. Våra kunder är i genomsnitt större än ArPL-bolagens kunder och pensionsförsäkring är mer kostnadseffektiv i organisationer med ett stort antal anställda.
Anvisningar hindrar missbruk
Vi placerar medlen i pensionsansvarsfonden tryggt och produktivt. Vi ansvarar också för att den lagstiftning som gäller verksamheten på värdepappersmarknaden följs. Utöver lagstiftning som förbjuder missbruk av insiderinformation och myndighetsföreskrifter följer vi Kevas insideranvisning.
Kevas styrelse godkände år 2015 anvisningarna för den närmaste kretsens transaktioner och hanteringen av intressekonflikter.
Hållbar upphandling
Vi strävar efter att minska energi- och materialförbrukningen samt skadlig miljöpåverkan av produkter, tjänster och byggnader under hela livscykeln.
Kevas enheter gör sina upphandlingar självständigt och ansvarar alltså för upphandlingarna och deras hållbarhet. Vår enhet för juridiska ärenden bistår vid behov i juridiska frågor som gäller konkurrensutsättning av produkter och tjänster.
En upphandlingsexpert arbetar på Keva sedan 2023.
År 2023 genomförde Keva tjugo upphandlingar, vars uppskattade värde översteg 60 000 euro under beräknade fyra år. Kvantitativt gäller 70 procent av upphandlingarna experttjänster.
Vi kan anlita Hansels tjänster vid upphandlingar och Hansel beaktar hållbarhetsaspekten.
Kevas upphandlingar annonseras i HILMA i enlighet med upphandlingslagstiftningen (Finlex.fi).
Riskhantering och beredskapsplanering
Vi vill trygga de försäkrades och pensionstagarnas rättigheter i alla lägen. Därför arbetar vi med riskhantering med syfte att utveckla verksamheten och processerna samt stödja uppnåendet av Kevas mål.
Den oberoende riskhanteringsfunktionen övervakar och stöder genomförandet och upprätthållandet av principerna för riskhantering och riskhanteringsprocessen.
Keva har en compliance officer och också en compliance officer för placeringsfunktionen. Compliance officer rapporterar till förvaltningsdirektören, verkställande direktören, ledningsgruppen för riskhantering, revisions- och riskhanteringsutskottet och styrelsen. Placeringsverksamhetens compliance officer rapporterar till förvaltningsdirektören, verkställande direktören, placeringsverksamhetens ledningsgrupp, ledningsgruppen för riskhantering, revisions- och riskhanteringsutskottet och styrelsen.
Mål: kontinuitet i servicen
Vi utarbetar beredskapsplaner både för hela organisationen och för de olika funktionerna. Det primära målet med planeringen är att säkerställa utbetalningen av pensioner och de övriga viktiga tjänsterna också vid störningar och undantagsförhållanden.
Du kan läsa mer om riskhantering och beredskapsplanering i vår verksamhetsberättelse (pdf).
Vi sörjer för integritetsskyddet och informationssäkerheten
Vi säkerställer informationens sekretess, enhetlighet och tillgänglighet. Vi sörjer för integritetsskyddet och stärker alla våra anställdas kunskaper och kompetens inom informationssäkerhet. Dessa centrala riktlinjer för dataskydd är en del av Kevas uppförandekod, Code of Conduct.
Behandling av personuppgifter ska vara motiverad
Vi behandlar personuppgifter som ska förvaras långvarigt eller för evigt. För att se eller använda personuppgifter ska det finnas en grund med tanke på skötseln av arbetsuppgifterna. Bläddrandet och användningen av personuppgifter registreras i logguppgifterna, och utifrån dessa kan vi vid behov utreda vem som har behandlat personuppgifterna.
Registrerade privatkunder har rätt att granska sina
uppgifter i Kevas register. Begäranden om information enligt dataskyddsförordningen och offentlighetslagen kan på Keva göras med en blankett som infördes 2021. Med hjälp av blanketten
kommer begäran direkt i rätt form och med behövliga
uppgifter till Keva.
Blankett för begäran om granskning av uppgifter
I webbtjänsten för privatkunder, dvs. tjänsten Dina pensionsuppgifter, används stark identifiering och underskrift med bankkoder.
Loggdata under kontroll
För att genomföra EU:s dataskyddsförordning, GDPR, har alla våra informationssystem kategoriserats och hanteringen av logguppgifterna har förbättrats. Informationssystemen har utsedda ägare som ansvarar för behandlingen av uppgifterna i systemet. På så sätt säkerställer vi att systemen producerar tillräckliga loggdata också med tanke på skyddet för personuppgifterna.
Läs mer om behandling av personuppgifter.
Stark identifiering av användare
Kevaanställda kan ansluta sig till Kevas interna nätverk, informationssystem och filer genom att använda s.k. identifierade anläggningar. Om en Kevaanställd vill använda andra än Kevas anläggningar, krävs en särskild identifiering, autentisering.
Stark identifiering säkerställer att inga utomstående kommer åt Kevas e-post eller O365-tjänster.
År 2023 inträffade 14 dataskyddsvarningar och 13 personuppgiftsincidenter.
Databokslut
Keva publicerade sitt databokslut för 2022 (pdf på finska).
