Stafettpinnar och ledarskapsutbildning – lösningarna som stöder arbetsförmågan finns i arbetsgemenskapen

Som en del av Kevas delprojekt utvecklade yrkesinstitutet Eduko en modell för kollegial granskning av arbetshälsan som förmedlar information från team till team. Inom polisen byggs en gemensam inlärningsstig för arbetsmiljöledning som är avsedd för alla enheter.

Idén råkade bara komma upp under ett distansmöte. Tänk om arbetstagarteamen skulle gå och fråga varandra hur läget är?

Yrkesinstitutet Eduko i Kouvola hade gått med i ett delprojekt inom Kevas projekt Hållbart arbetsliv. Delprojektets mål är att utveckla kompetensen i arbetsmiljöledning. Cheferna hade redan fått träning, och man funderade tillsammans på metoder som skulle stärka hela arbetsgemenskapens deltagande. Ett av pilotteamen hade intervjuats om vad som fungerar, vad som ska utvecklas och hur ärendena kunde främjas.

– Jag skämtade att om man går och granskar inlärningsmiljöer och kollar om pulpeterna står i rät linje och om det finns sladdar på golvet, kunde man då inte också gå och kolla hur det står till med orken i arbetet i grannklassen, berättar Aki Juntto, arbetarskyddschef på Eduko.

Idén testades. Utifrån resultat som samlades under intervjuer valde det första pilotteamet ut teman som det ville ingripa i. Sedan anvisades de att i sin tur prata med nästa team och stödja dem i behandlingen av de saker som kommer upp.

Så här skapades en ny modell för kollegial granskning av arbetshälsan: växlande av stafettpinnen.

Problem åtgärdas i tidigt skede

I ett team upplevdes en oklar arbetsfördelning inom studerandehandledning som belastande. När resultaten gicks igenom, tog intervjuarna observationen upp och frågade om något borde göras åt saken. Lärarna kom genast överens om ett möte följande vecka.

– Det här var ingen raketvetenskap. De bara satte sig vid samma bord, höll en öppen diskussion och hittade en lösning, berättar Juntto.

Han tror att om någon utomstående kommer och lite ställer frågor, är det lättare att ta tag i saker som inte har behandlats. Å andra sidan behövs inga dyra konsulter när lösningarna hittas med det egna gänget.

När stafettpinnen förs vidare stöder det också det andra införda verksamhetssättet, modellen för gemenskapens tidiga stöd. Dess idé är att arbetsgemenskapen ska identifiera bekymmer i ett tidigt skede och lösa dem antingen med sitt eget team eller på hela organisationens nivå om det behövs.

Hela personalens upplevelser har redan kartlagts i stor utsträckning under en gemensam personaldag. Enligt Juntto krävs det emellertid arbete för att modellen för gemenskapens tidiga stöd ska bli en del av vardagen i varje arbetsenhet.

Viktigt stöd i förändringsskede

Samarbetet med Keva började i slutet av 2022. Två läroanstalter slogs samman till Eduko, och organisationen gick igenom många förändringar. Rektor och verkställande direktör Petri Tani upplever att delprojektet har erbjudit viktigt stöd i detta skede.

– Det var ett utmärkt sätt att få oss att fundera över det att arbetsmiljöledning är betydelsefull även när man står inför stora förändringar. Det stödde också våra egna resurser i situationen och hjälpte oss att se allt det goda som vi har.

Även med små insatser har stort mervärde skapats redan nu. Delprojektet har hjälpt oss skapa ett gemensamt språk för att prata om teman kring arbetsförmågan. Vi har fått bra respons särskilt på att diskussion har förts mellan kollegor och det att vi inte dikterar lösningar uppifrån nedåt.

Syftet med delprojektet har nämligen varit att hitta lösningar tillsammans med våra olika kunder, säger projektchef för utveckling av kompetens i arbetsmiljöledning Olli Viljanen på Keva.

– Samma utvecklingssätt kan passa in i flera organisationer, men de praktiska lösningarna skapas bäst inom gemenskapen. Det är väsentligt att arbetsgemenskapen är medveten om att den har verktyg för att stödja arbetsförmågan, säger Viljanen.

Konsten att föra saker på tal behövs

Med polisorganisationerna har man inom ramen för delprojektet framför allt fokuserat på utbildning av cheferna.

– Målet har varit att skapa en genomslagskraftig inlärningsstig för arbetsmiljöledning som de sedan sprider vidare inom sin egen organisation, berättar Viljanen.

Polisstyrelsen genomförde en pilotträning för chefer hösten 2023. Nu vidareutvecklas en riksomfattande stig utifrån den, och meningen är att den ska utnyttjas i alla enheter inom polisen. Centralkriminalpolisen har ordnat en av träningshelheterna, och den andra pilotgruppen pågår.

Överinspektör Marjo Elonen på Polisstyrelsens förvaltningsenhet och personalutvecklingsexpert Mikko Kurkela på Centralkriminalpolisen berättar att de gemensamma diskussionerna har resulterat i en uppfattning om polisens allmänna kompetensbehov. Enheterna har emellertid också haft möjlighet att framföra sina särskilda önskemål.

– Vi har olika slags organisationer, arbetsuppgifter och människor inom polisen, och därför är också behoven kring arbetsmiljöledning delvis olika, säger Kurkela.

Till exempel inom Centralkriminalpolisen finns det mera civilpersoner i specialistuppdrag, och polisarbetet är också lite annorlunda än till exempel på polisinrättningen i Helsingfors, som deltagit i pilotförsöket. På fältet medför även skiftarbete en del utmaningar.

Att föra saker på tal har varit ett mycket efterfrågat tema.

– Polisen har goda anvisningar om hur man ska föra saker på tal, och där går man grundligt igenom till exempel tysta signaler. Konsten och modet att föra saker på tal har kommit upp på chefsträningarna. Man har önskat stöd och övning i detta, berättar Kurkela.

Enhetligt och jämlikt ledarskap

Deltagarna har upplevt träningen som nödvändig och Kevas lärandeinnehåll som nyttiga. Det har varit viktigt för cheferna att få diskutera, gå igenom exempel från det verkliga livet och dela lösningsmodeller med varandra.

– Jag har också hört sådana kommentarer att man har arbetat redan i decennier men nu för första gången har man gått igenom frågor om arbetsmiljöledning på detta sätt, berättar Elonen.

Elonen och Kurkela bedömer att förståelsen för vad allt som hör till ledarskap har blivit djupare. Detsamma gäller uppfattningen om arbetsförmågan som omfattar mycket mer än den fysiska hälsan: kompetensen, motivationen, värderingarna och attityderna, livssituationen.

Efter Polisstyrelsens utbildning förra hösten har man redan hunnit få bra respons från företagshälsovården också. Även där har det blivit klart att cheferna är mera medvetna om och beredda att söka lösningar för att stödja arbetsförmågan.

Elonen tror att den riksomfattande stigen harmoniserar kompetensen i ledarskap och på detta sätt säkerställer att arbetstagarna behandlas likvärdigt och jämlikt.

– Detta är viktigt och det syns också gentemot personalen. Då undrar man inte hur ni gör så där och vi gör så här.