Inkomstregistret

Arbetsgivare och övriga prestationsbetalare ska från och med 1.1.2019 anmäla betalda löner och övriga prestationer till inkomstregistret inom fem dagar från löneutbetalningen.

Om du har frågor, kontakta vår rådgivning för arbetsgivare.

Kontaktuppgifter till Kevas rådgivning för arbetsgivare

Med en och samma löneuppgiftsanmälan anmäls inkomster av anställningar som är försäkrade enligt pensionslagen för den offentliga sektorn, anställningarnas giltighetstider och övriga uppgifter. I fråga om förtroendeuppdrag anmäls samma uppgifter som för andra anställningar.

Information får lämnas ut från inkomstregistret endast till de informationsanvändare som fastställs i lagen enligt respektive användares lagstadgade rätt att få information.

De uppgifter som behövs i arbetspensionssektorn hämtas från inkomstregistret till arbetspensionsanstalternas gemensamma intjäningssystem.

Anvisningar och information till arbetsgivarna

På inkomstregistrets webbplats finns anvisningar till exempel för anmälan av anställningar och inkomster och om korrigering av anmälda uppgifter. Där finns också anvisningar och information om anmälan till inkomstregistret för offentliga samfund.

Kevas nyhetsbrev - Aktuellt om inkomstregistret och pensionsavgifter

Inverkan på anmälan av anställnings- och inkomstuppgifter enligt pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL)

De löneuppgiftsanmälningar som lämnas till inkomstregistret omfattar också anställningsuppgifter.

De inkomster som betalas efter att inkomstregistret har införts anmäls per löneutbetalning direkt till inkomstregistret.

Anställningar som var i kraft 31.12.2018 och som 1.1.2019 fortsatte hos samma arbetsgivare skulle avbrytas tekniskt i samband med införandet av inkomstregistret med datum 31.12.2018 (koderna för avslutningsorsak: Kevas medlemssamfund 81, staten och Åland 04, kyrkan 4, FPA:s personalpensioner 1).

De uppgifter som har anmälts till inkomstregistret kan enligt inkomstregistrets allmänna princip korrigeras med en ersättande anmälan enligt anvisningarna för inkomstregistret. I vissa fall måste uppgifterna korrigeras genom att makulera dem.

De ändringar i och kompletteringar till anställnings- och årsinkomstuppgifterna som hänför sig till tiden före inkomstregistret anmäls för perioden 1.1.2005–31.12.2018 till Keva också framöver i anställningsregistret i Kevas webbtjänst för arbetsgivare.

Anställningsregistret i Kevas webbtjänst för arbetsgivare stängs 31.12.2024 kl. 12. Fram till dess kan du i tjänsten korrigera inkomsttagarens årsinkomst- och anställningsuppgifter som omfattas av OffPL för perioden 1.1.2005–31.12.2018. Anmäl sådana korrigeringar i inkomsttagarnas uppgifter som hänför sig till ovannämnda period utan dröjsmål till anställningsregistret.

Efter att inkomstregistret införts överförs uppgift om verksamhetsenhet inte till arbetspensionsbolagens gemensamma intjäningssystem. Anvisningar för anmälan av inkomsttagarens verksamhetsställe finns i anvisningarna för inkomstregistret.

Obligatoriska uppgifter i inkomstregistrets OffPL-anmälningar

Detaljerad information om obligatoriska uppgifter i OffPL-anmälningar finns i Kevas anvisningar (pdf) och koder för 2019 (pdf) som tillämpas efter att inkomstregistret införts.

Pensionsarrangemangnummer

Keva har uppdaterat de pensionsarrangemangnummer som behövs vid anmälan till arbetsgivarens kontaktuppgifter i Kevas webbtjänst för arbetsgivare. I arbetsgivarens uppgifter i webbtjänsten syns också Kevas gällande underorganisationer.

Pensionsarrangemangnumret har 11 tecken.

Om den som sköter arbetsgivarens anmälningstrafik inte använder Kevas webbtjänst, skicka e-post om ärendet till palvelussuhderekisteri[snabel-a]keva.fi.

Betalarens underorganisation enligt Kevas anmälarkoder

Vid anmälan av löneuppgifter för inkomsttagare försäkrade enligt pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL) ska identifierare för betalarens underorganisation (=tidigare anmälare) enligt Kevas anmälarkoder uppges som obligatorisk uppgift.

Keva överför arbetsgivarnas gällande underorganisationer (tidigare Kevas anmälare) till Kevas anmälarkoder till inkomstregistret vid årsskiftet 2018/2019.

Keva upprätthåller arbetsgivarnas uppgifter om Kevas underorganisationer också efter att inkomstregistret införts och förmedlar uppgift om ändringar till inkomstregistret. Uppgifterna måste vara uppdaterade när du skickar löneuppgiftsanmälningar.

Arbetsgivaren kan meddela med nätblankett att en ny underorganisation har bildats eller att en befintlig underorganisation har upphört. Med samma blankett kan man också meddela ändringar i uppgifterna om den som sköter anmälningstrafiken.

Alternativt kan uppgifterna om ändringar skickas per e-post till palvelussuhderekisteri@keva.fi. 

Keva rekommenderar att arbetsgivaren gör eventuella större ändringar i Kevas underorganisationsstruktur på basis av de erfarenheter som användningen av inkomstregistret har gett. Underorganisationerna kommer att bli allt viktigare eftersom de rapporter och listor som Keva tar fram kan lämnas antingen på arbetsgivar- eller underorganisationsnivå (inte på verksamhetsställenivå) när inkomstregistret har införts.

Inkomstregistrets tekniska gränssnitt tillåter flera underorganisationer för betalaren. Ett material enligt OffPL kan dock endast innehålla en identifierare för betalarens underorganisation enligt Kevas anmälarkoder. Det betyder att om arbetsgivaren använder flera Kevas underorganisationer så ska materialet för var och en av dem skickas separat.

Med Kevas underorganisationsidentifierare kan man inte begränsa behörigheter i inkomstregistrets e-tjänst utan de begränsas med betalarens egen underorganisationsidentifierare.

Betalarens underorganisation

Om arbetsgivaren vill begränsa det sätt på vilket användaren ser uppgifter i inkomstregistrets e-tjänst (användaren ser till exempel bara uppgifterna om en viss enhet), ska arbetsgivaren i löneuppgiftsanmälan utöver Kevas underorganisation också anmäla betalarens egen underorganisation för att Katso- och suomi.fi-auktoriseringar ska kunna begränsas.

Anvisningar för underorganisationer i fråga om begränsning av behörigheter finns på inkomstregistrets webbplats:

Arbetspensionsanstaltens bolagskod

Keva sköter arbetspensionsförsäkringen enligt pensionslagen för den offentliga sektorn. Följande koder anmäls som arbetspensionsanstaltens bolagskod: 

20 = Kevas medlemssamfund
30 = Keva – staten
25 = Keva – kyrkan
24 = Keva – Åland
29 = Keva – FPA:s personalpensioner.

I inkomstregistrets e-tjänst uppger en bolagskod i Kevas koder vilket pensionsskydds kod det är fråga om.

Personbeteckning

Om en inkomsttagare saknar en finsk personbeteckning uppges inkomsttagarens födelsedatum, kön och namnuppgifter.

Inkomster

På webbplatsen Inkomstregistret (skatt.fi) finns en lista över inkomstslag och anvisningar för anmälan av inkomsterna.

Registreringsgrund

Kevas pensionsskyddsspecifika koder används fortfarande

Inkomstregistrets tekniska gränssnitt tillåter flera registreringsgrunder. En anmälan om löneuppgifter enligt OffPL kan dock innehålla bara en registreringsgrund. Om man till inkomsttagaren betalar inkomster med olika registreringsgrunder ska löneanmälningarna lämnas separat.

Yrkesklass eller beteckning

Kevas pensionsskyddsspecifika koder för yrkesbeteckning används fortfarande.

Om anställningen har försäkrats enligt OffPL ska betalaren alltid uppge yrkesbeteckningen enligt Kevas pensionsskyddsspecifika beteckningar.

Inkomstregistrets tekniska gränssnitt tillåter flera yrkesbeteckningar. En anmälan om löneuppgifter enligt OffPL kan dock endast innehålla en yrkesbeteckning enligt Kevas koder.

Anställningsförhållandets giltighet

Startdatum, slutdatum

I inkomstregistrets anvisning (skatt.fi)  finns detaljerad information om anmälan av anställningsuppgifter.

Flera giltighetstider för anställningsförhållandet kan anmälas med en anmälan om löneuppgifter enligt förutsatt att registreringsgrunden är densamma.

Återkommande korta anställningar och parallella anställningar

I inkomstregistrets anvisning (skatt.fi) finns detaljerad information om anmälan av anställningsuppgifter.

Orsak till upphörande

Obligatorisk när slutdatum anmäls (Kevas pensionsskyddsspecifika koder används fortfarande).

Inkomstregistrets tekniska gränssnitt tillåter flera avslutningsorsaker. En anmälan om löneuppgifter enligt OffPL kan dock endast innehålla en avslutningsorsak enligt Kevas koder.

I inkomstregistret används i motsats till tidigare endast en kod för avslutningsorsak per pensionsskydd (Kevas medlemssamfund avslutningsorsak 10, staten och Åland 01, kyrkan och FPA:s personalpensioner 1 – koderna betyder att personen har avgått och arbetet har upphört).

Startdag

Till inkomstregistret anmäls den kontinuerliga anställningens ursprungliga startdatum utan att beakta eventuella tidigare tekniska avbrott om det är möjligt i lönesystemet.

Anvisningar för anställningens startdag som ska anmälas till inkomstregistret finns i punkt 10.1 i inkomstregistrets anvisning (skatt.fi). Om den ursprungliga startdagen för en kontinuerlig anställning inte är känd anmäls som startdag den dag från och med vilken anställningen minst har varit i kraft enligt de tillgängliga uppgifterna.

Inverkan på pensionsavgifterna

Inkomstregistret leder till ändringar i uttaget av pensionsavgifterna.

Efter att inkomstregistret införts redovisar arbetsgivaren inte längre själv pensionsavgifter utifrån betalda löner, utan Keva fakturerar arbetsgivaren för pensionsavgiften på basis av de uppgifter som överförts till intjäningsregistret via inkomstregistret.

Inverkan på statistik till arbetsgivaren

Efter att inkomstregistret och de nya underorganisationerna tagits i bruk kan man ta fram mer detaljerad statistik för de stora arbetsgivarna än för närvarande.  

Om du framöver vill få personalstatistik från Keva till exempel på organisationens sektornivå måste betalarens underorganisation enligt Kevas koder motsvara organisationens sektor. 

Om sektorn/underorganisationen är mycket liten (t.ex. under 1 000 arbetstagare) blir innehållet i statistikrapporterna bristfälligt av dataskyddsskäl.

Den nya strukturen syns i statistiken först när uppgifter har samlats till statistikdatabasen enligt den nya fördelningen.

Automatisk dataöverföring rekommenderas

Inkomstregistret rekommenderar automatisk dataöverföring och förmedling av uppgifter genom ett tekniskt gränssnitt, dvs. en elektronisk kanal mellan lönesystemet och inkomstregistret.

Inkomstregistret har också en e-tjänst där löneuppgiftsanmälningar kan lämnas med en nätblankett. Via tjänsten kan också lönefilen laddas upp till inkomstregistret.

Däremot tas anmälningar på papper numera emot endast i undantagsfall. Uppgifter om anställningar försäkrade enligt OffPL kan inte anmälas till inkomstregistret på papper. Uppgifter kan inte heller anmälas till inkomstregistret per telefon.