Miten helpottaa puheeksi ottamisen piinaa?

Kun asiakkailtamme kysytään esihenkilöiden osaamistarpeista työkykyjohtamisen saralla, nousee usein yksi teema ylitse muiden. Kyseessä on puheeksi ottaminen eli taito tarttua rakentavasti työkykyä kuormittaviin asioihin riittävän ajoissa.

Työkykyjohtamisen hyvät suunnitelmat ja mallit joutuvat tulikokeeseen puheeksi ottamisen hetkellä, kun huoleen joko tartutaan tai jäädään odottamaan ajan parantavaa voimaa. Kevan tuore tutkimus Työkykyjohtaminen ja työterveysyhteistyö julkisella alalla vuonna 2022 (pdf) listasi varhaisen puuttumisen yhdeksi keskeisistä keinoista vähentää sairauspoissaoloja.

Työkykyjohtamisen ratkaisun hetket

Kestävää työelämää -hankkeen kehittämistyössä puheeksi ottamisen teema on alati läsnä. Etenkin esihenkilöt suorastaan janoavat käytännön työkaluja, joilla kehittää näitä työkykyjohtamisen taitoja. Olemmekin selvittäneet asiakkaidemme kanssa parhaita keinoja harjoittaa esihenkilön rohkeuslihasta ja lisätä varhaista puuttumista.

1. 1. Keskijohdon tuki: Esihenkilön oma esihenkilö, ns. keskijohto, voi kirkastaa esihenkilöroolin tärkeyttä työkyvyn tukemisessa ja rohkaista käyttämään vaikeisiin aiheisiin riittävästi aikaa.
       
   2. Mentorointi: Kokeneen kollegan tuki keskusteluun valmistautumisessa, mahdollinen läsnäolo keskustelun aikana ja reflektointi sen jälkeen lisää esihenkilön varmuutta ja osaamista.
       
   3. Yhdessä oppiminen: Koulutuksissa oppimista edistää erityisesti vertaisten kesken tapahtuva aitojen case-tapausten työstäminen ja kollegoiden kokemuksista oppiminen.
       
   4. Työkyvyn tukihenkilö: Hyvän työkykyasiantuntijan tai työkykykoordinaattorin tuen merkitystä ei sovi unohtaa; parhaimmillaan hän auttaa yksittäistä esihenkilöä oppimaan ja jakaa hyviä käytänteitä koko esihenkilöjoukolle.

Olemme havainneet, että ongelman luonne vaikuttaa puheeksi ottamisen kynnykseen. Vaikeimmat tapaukset liittyvät usein tilanteisiin, joissa kuormitus on luonteeltaan psykososiaalista. Ongelmana voi olla ensisilmäyksellä yksilön alisuoriutuminen tai osaamisvaje, mutta pinnan alta saattaa paljastua laajempia näkemyseroja työn ytimestä, tavoitteista tai johtamisesta.

Yksilön taito vai yhteisön ominaisuus?

Kun ongelmia on laajalti koko yhteisön tasolla, eivät esihenkilön yksilöön kohdistamat toimenpiteet riitä.

Vaikka esihenkilö ottaakin asian työntekijän kanssa puheeksi, saattaa esihenkilölle jäädä kalvava tunne, että mutkia tuli suoristettua – kollektiivista ongelmaa koitettiin paikata yksilötasolla. Ja nämä ovat ongelmia, joita esihenkilö harvoin kykenee yksin ratkomaan tai välttämättä edes riittävän varhain havaitsemaan.

Vaikka työntekijän lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa työn epäkohdista olisikin sisäistetty, voi vaikeiden aiheiden kohdalla silti olla suuri kiusaus luovuttaa puuttumisen kapula esihenkilölle.

Kestävää työelämää -hankkeessa olemme kuitenkin tehneet huojentavan havainnon: Ratkaisun avaimet löytyvät monesti valmiiksi yhteisöstä, kunhan työkyvyn, asiakaskokemuksen ja tavoitteiden äärelle maltetaan silloin tällöin yhdessä pysähtyä.

Jotta tärkeimpiin keskusteluihin päästään, olemme kehittämistyössä tarkastelleet asiakkaiden kanssa keinoja kehittää puheeksi ottamisen osaamista, joka kattaa esihenkilön lisäksi koko yhteisön.

Tukea kestävän työyhteisön rakentamiseen

Kestävää työelämää -hankkeessa rakennamme Kestävä työyhteisö -valmennuskokonaisuuden, jonka avulla asiakkaat voivat kehittää esihenkilön puuttumisen taidon lisäksi kykyä aktivoida yhteisö työkykyä tukeviin keskusteluihin.

Valmennuksen kautta yhteisö saa työkalut, joilla laatia esimerkiksi yhteisön varhaisen tuen malli, purkaa kuormitustekijöiden syvempiä syitä ja laatia käsittelyn keinoja konfliktitilanteisiin. Valmennuspaketti julkaistaan Kevan Oppimisympäristössä keväällä 2024 kaikkien työnantaja-asiakkaiden käyttöön.

Hankkeessa luodaan myös Pulssi-palvelu, joka helpottaa sekä seuraamaan työntekijäkokemusta että puhumaan siitä, mistä muuten vaiettaisiin. Pulssi-palvelu perustuu säännölliseen henkilöstön hyvinvointia kartoittavaan lyhytkyselyyn. Pulssi on perinteistä henkilöstötutkimusta kevyempi ja tuottaa jatkuvaa trendikuvaa eri ilmiöistä ja niiden kehittymisestä, tuoden esiin myös ilmiöiden juurisyitä.

Pulssin voima on toistossa; sen avulla yhteisö harjoittaa pienin askelin puheeksi ottamisen valmiuksiaan. Kestävä työyhteisö ei jää odottamaan, että hyvinvointi tarjoillaan ulkoapäin, vaan kannattelee aktiivisesti niin jäseniään kuin hankalia keskusteluitakin.

Koulutuswebinaari 6.3.2024: Ennakoi ja ehkäise työkyvyn haasteita

Tervetuloa mukaan Kevan avoimeen koulutukseen: Ennakoi ja ehkäise työkyvyn haasteita 6.3.! Webinaarissa kuulet lisää keinoista tukea esihenkilötyötä ja työkyvyttömyysriskeihin puuttumista Pulssi-palvelun avulla.

Lue myös blogikirjoitus, Kaisa Hakkarainen: Vahvuutta työkykyjohtamiseen keskijohdosta