Palvelukehityskin on parempaa yhdessä

Ymmärrys varhaiskasvatusalan arjesta toimii tärkeänä pohjana, kun kehitämme uutta digitaalista toiminnanohjauspalvelua työnantajien työkykyjohtamisen tueksi. Projekti on osa Kevan Kestävää työelämää -hanketta.

Uuden palvelun tavoitteena on auttaa organisaatioita tunnistamaan henkilöstön työkyvyn haasteet mahdollisimman varhain sekä ohjata suositeltujen toimenpiteiden käynnistämisessä niiden ratkaisemiseksi.

Projektin ensivaiheen kohderyhmäksi valikoitui varhaiskasvatusala, jonka kohonnut työkyvyttömyysriski näyttäytyy sairauspoissaolotilastoissa kasvavina poissaolomäärinä. Kunta-alan ammattiryhmistä alalla on keskimäärin eniten sairauspoissaoloja, ja ne ovat viime vuosina myös pitkittyneet. Niistä aiheutuvat kustannukset ovat myös suhteellisesti korkeammat kuin muilla kuntien ammattialoilla.

Työssä lähdimme liikkeelle luomalla aitoa ymmärrystä varhaiskasvatusalan arkeen ja selvittämällä työkyvyn tiedolla johtamisen nykytilannetta päiväkotimaailmassa.

Lähtökohtana nykytilan ymmärtäminen

Aloitimme työn yksilöhaastatteluilla, joihin osallistui kuntien päiväkotijohtajia, toimialajohdon edustajistoa, henkilöstöjohtoa, sekä työkykykoordinoinnin ja työsuojelun vastuuhenkilöitä.

Rakensimme haastatteluilla pintaa syvempää ymmärrystä varhaiskasvatusalan arjesta kuuntelemalla ja kysymällä, ilman ennakko-oletuksia ja arvailuja. Koostimme kokonaiskuvaa päiväkotimaailman työhyvinvoinnin johtamisen keinoista ja haasteista.

Keskustelimme muun muassa työkyvyn seurannasta, toimenpiteiden kohdentamisesta sekä työkyvyn johtamisen osaamisen tuesta. Miten hyvin esihenkilöt kykenevät havaitsemaan muutokset työhyvinvoinnissa yksiköissään? Millaisen yhteisen tilannekuvan päiväkotijohtajat, henkilöstöhallinnon edustajat ja johto jakavat ja kuinka työkykyä tukevia palveluita kohdennetaan?

Ratkaistavan ongelman tunnistamisesta tuotteistamiseen

Esitimme haastateltaville lukuisia erilaisia työkykyjohtamisen tuen esiasteen ratkaisuideoita kommentoitavaksi ja yhdessä ideoitavaksi.

Tarkoitus ei ollut löytää valmiita vastauksia, vaan selvittää, miksi, miten tai miksi ei jokin ideoista toimisi lisäarvon tuottajana arjen työkykyjohtamisessa. Tärkeintä oli ymmärtää juurisyyt ajatusten taustalla.

Haastatteluja analysoimalla olemme tunnistaneet yhteisiä työkykyjohtamisen haasteita eri roolien, organisaatiotasojen ja kuntien keskuudessa.

Nykytilassa päiväkodinjohtaja kerää tietoa yksikkönsä työhyvinvoinnista osana arjen kanssakäymisiä, mutta haasteeksi muodostuu rajalliset aikaresurssit keskusteluille ja kohtaamisille. Alle tunnin viikoittaisella havainnoinnilla asioita jää huomaamatta. Kanssakäymiseen perustuvaa hyvinvoinnin tilan tarkkailua ja sen tärkeyttä ei tule aliarvioida, mutta laadulliselle havainnoinnille tulee luoda selkänojaa.

Työnantajat kaipaavat parempaa, reaaliaikaista tilannekuvaa työkykyä tukevan toiminnanohjauksen peruspilariksi, jotta työkyvyttömyysriskien varhaisimpiin signaaleihin voitaisiin reagoida herkemmällä tasolla. Työhyvinvoinnin tilannekuvaa tulisi pystyä luomaan ja tarkastelemaan aikaan ja paikkaan rajatusti.

Työntekijäkokemukseen perustuva tieto työhyvinvoinnista auttaisi palveluohjauksen lisäksi seuraamaan ja mittaamaan toimenpiteiden vaikuttavuutta uudella tavalla. Lisäksi reaaliaikaisen tilannekuvan jakaminen eri organisaatiotasojen välillä edistäisi eri roolien välistä vuoropuhelua.

Päiväkodeissa ei ole sijaa digiähkylle

Varhaiskasvatusalan luonne huomioiden on äärimmäisen tärkeää huolehtia kehitettävän ratkaisun vaikutuksesta digiergonomiaan: digitaalisten tuotteiden ja välineiden on sovelluttava käyttäjän arkeen.

Uudet, teknologiaan perustuvat ratkaisut voidaan kokea pahimmillaan digiähkyä lisäävänä taakkana, jos niiden tuottamaa lisäarvoa ei tunnisteta tai pystytä perustelemaan.

Haastattelut toivat tärkeää ymmärrystä myös päiväkotimaailman ja digitaalisten ratkaisujen yhteensovittamisesta. Päiväkotityö on ihmistyötä, ei laitetyötä.

Rohkeus haastaa lisää asiakasymmärrystä

Palvelun kehityksen näkökulmasta saamamme ymmärrys varhaiskasvatuksen erityispiirteistä sekä työkykyjohtamisen haasteista on korvaamatonta.

Projektin seuraavassa vaiheessa suuntaamme työhyvinvoinnin tilannekuvan parantamisen ja ketterän palveluohjauksen kehittämistyöhön. Projektityö etenee edelleen yhdessä asiakkaidemme kanssa. Tarkoituksena on pilotoida ratkaisuideoita, kokeilla yhdessä ja pyrkiä tunnistamaan parhaat palveluohjauksen toimintatavat – sekä myös haastaa vakiintuneita toimintamalleja ja käsityksiä.

Matkalla kohti uuden digitaalisen toiminnanohjauspalvelun kehittämistä, esitämme vielä monta kertaa kysymykset miksi, tai miksi ei.
 

Digitaalinen toiminnanohjauspalvelu -projekti

Kestävää työelämää -hankkeen digitaalinen toiminnanohjauspalvelu -projektin tavoitteena on auttaa organisaatiota tunnistamaan henkilöstön työkyvyn haasteet mahdollisimman varhain sekä ohjata suositeltujen toimenpiteiden käynnistämisessä niiden ratkaisemiseksi.

Kestävää työelämää -hankkeen projektit toteutetaan yhteistyössä julkisen alan työnantajien kanssa, mikä tarkoittaa yhteissuunnittelua ja vuorovaikutteista työskentelyä hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden kanssa läpi hankeajan.

Toiminnanohjauspalvelu -projektissa korostuu palvelumuotoilun piirteiden mukaisesti ihmisymmärrys sekä asiakasta osallistava ideointi, jolla varmistetaan kehitettävän tuotteen tuoma aito lisäarvo.

Ennen uuden palvelun konseptointia luodaan käsitys siitä, mitä asiakkaidemme työkykyjohtamisen arki on nykytilassa, miten työhyvinvoinnin tilannekuva muodostuu ja millaiset toiminnanohjauksen ratkaisut tehostaisivat työnantajien ennakointi- ja reagointikykyä.
 

Lisää aiheesta: Nuorten sairauspoissaolot jatkoivat kasvuaan ja ammattialojen väliset erot korostuivat kunta-alan sairauspoissaoloissa