Se onnistui sittenkin! – Projektijohtamisen ABC
”Eiväthän ne projektit ikinä valmistu ajallaan”; ”Aikataulu venyi, budjetti paukkui ja vaatimukset kasvoivat matkan varrella. Projekti paisui.”. Aika moni allekirjoittaa nämä väittämät. Taustalla on ikäviä kokemuksia ja mielikuvia pieleen menneistä projekteista. Näen asian toisin.
Työssäni IT-projektipäällikkönä olen huomannut, miten merkittävä rooli hyvällä projektijohtamisella on tyypillisten sudenkuoppien välttämisessä. Erityisesti projektijohtamisesta kiinnostuneet, huomio! Oikotietä onneen ei ole, mutta matkaa voi tasata ja sujuvoittaa – tässä muutama vinkki, miten se tehdään.
A) Muutoksia luvassa – varaudu henkisesti!
Palataan ajassa taaksepäin ihan ensimmäiseen projektiini.
Muistan vieläkin, miten musertavalta tuntui, kun eteen tuli ikävä käänne. Harmituksen lisäksi tunsin jopa häpeää – projektipäällikön olisi pitänyt osata ennustaa tämä. Koin epäonnistuneeni roolissani.
Nykyään suhtaudun asiaan eri tavalla. Projektit ovat jatkuvaa muutosta, jota pyritään ennakoimaan riskikartoituksella.
Parhainkaan projektipäällikkö ei voi tietää ennalta, mitä yllätyksiä on luvassa. Sen sijaan hän reagoi vastaan tuleviin muutoksiin aikailematta. Jämäkkä toiminta edesauttaa projektin etenemistä ja estää pullonkaulojen syntymistä. Se lisää mukana olevien luottamusta siihen, että vaikeuksista kyllä selvitään.
B) Me-henki saa ihmeitä aikaan
Projektiryhmän yhteishenki on projektipäällikölle mitä loistavin työkalu. Ryhmähengen syntyminen on monen tekijän summa, eikä se aina lähde lentoon, vaikka kuinka yrittäisi.
Pyrin luomaan edellytykset hyvälle yhteistyölle antamalla säännöllisesti palautetta, olemalla helposti lähestyttävä ja luomalla ympäristön, jossa kaikilla on turvallista puhua ja tuoda omat näkemykset esiin.
Olen huomannut, että me-henki syntyy ja vahvistuu melkein huomaamatta pienillä asioilla. Eräässä projektissa kyselin aina kuulumiset ennen varsinaisen palaverin aloittamista. Juttelemalla niitä näitä ryhmään syntyi vapaampi ilmapiiri, jonka puitteissa uskallettiin pyytää apua ja nostaa esiin haasteita.
Nipistä hetki kohtaamiselle ja huomaa ilahduttavan kauaskantoiset seuraukset!
C) Tiimissä asuu osaaminen
Minulle hyödyllisin oppi on ollut vastuun jakaminen projektissa. Uskalla luottaa ryhmästä löytyvään asiantuntemukseen, uskalla jakaa vastuuta ryhmän kesken ja ennen kaikkea uskalla delegoida.
Nykyään perustan roolini sille, että kannanotot tulevat substanssiosaajilta.
Projektipäällikkönä tarvittaessa kysyn ja huolehdin, että saatuja vastauksia on pureskeltu riittävästi ja ne viestitään eteenpäin. Tämä on helpottavaa – kaikki ottavat vastuuta oman asiantuntemuksensa ja roolinsa puitteissa. Näinhän se tiimi parhaimmillaan toimii!
Hyvän projektipäällikön salaisuus?
Olen omakohtaisesti todistanut, että IT-projektit voivat onnistua ilman, että projektipäällikkö on tekninen osaaja, ja nähnyt puolestani menestyneitä liiketoimintavetoisia projekteja, joissa projektipäälliköllä ei ole ollut substanssiosaamista.
Mutta. Projektit menestyvät vain harvoin ilman projektipäällikköä, jolla on riittävä määrä jämäkkyyttä, positiivista asennetta, koordinointikykyä sekä vuorovaikutus- ja viestintätaitoja.
Projektipäällikkö ei ole koskaan ”vain” hallinnollinen taho, vaan moniottelija, jonka plakkarista on löydyttävä laaja kirjo eri työelämätaitoja. Hallinto kuuluu työnkuvaan, mutta paljon tärkeämpi projektipäällikön aikaansaannos on ryhmä, joka toimii yhteisen tavoitteen eteen. Sillä tavoin ne vaikeatkin projektit menevät maaliin.
