Taikoja ja ihmeitä? Kurkistus työelämän kuninkuuslajin taakse

Innostunut puheensorina, oivallusta, kehittämistä - kaikilla on hyvä fiilis. Parhaimmillaan hyvin fasilitoitu tilaisuus on juuri tätä. Toimiva, miellyttävä, inspiroiva.

Edellä kuvattu on monen mieleen iskostunut oletusarvo fasilitoinnille - eräänlainen lupaus onnistumisesta. Kyseinen taito kohtaa paljon epärealistia odotuksia, jolta moni odottaa jopa ihmeitä. Kaikessa yksinkertaisuudessaan kyse on kyvykkyydestä yhteistoiminnan suunnitteluun ja sen mahdollistamiseen.

Projektipäällikkönä koen, että roolini vaatii fasilitointiosaamista. Projektien määrittelyt tuotetaan työpajoissa, tuotteet testataan asiakkailla, palavereissa tehdään päätöksiä jatkuvasti. Nämä kaikki vaativat kykyä päämäärätietoiseen toimintaan, jonka ytimessä on fasilitointi.

Taikojen sijaan tarvitaan monipuolinen osaamispatteristo.

Sinnikkyys palkitaan

Koin ahaa-elämyksen, kun pääsin osallistumaan ison työpajan suunnitteluun fasilitointiin vihkiytyneen kollegani opastuksella. Aivan kuin mystisen fasilitoinnin edestä olisi vedetty verho: kyseessä on osaamisvyyhti, jonka kivijalkana on sinnikäs suunnittelutyö.

Onnistuminen perustuu siihen, että fasilitoija ja osallistujat tietävät, mikä on kokoontumisen tavoite, mitä tapahtuu tilaisuuden aikana ja sen jälkeen. Parhainkaan fasilitoija ei voi pelastaa tilaisuutta, jonka tavoite on epäselvä.

Suunnitteluvaihe on hidas ja siksi se koetaan usein raskaaksi – vaihe jätetään joko kokonaan pois tai se tehdään puolivillaisesti.

Jouduin juuri muistuttamaan itseänikin suunnittelun tärkeydestä. Järjestän jo tutuksi tulleen asiakastestauksen ja kiusaus jättää suunnitteluvaihe väliin on suuri. Tämä ei kuitenkaan missään tapauksessa kannata! Tilaisuus ei nimittäin koskaan kanna itsestään ja suunnittelemattomuus paistaa siitä aina läpi.

Astu ulkopuolelle, ole läsnä

Jalkaudutaan tilanteeseen: fasilitoijana en ole aktiivisesti kantaaottava osallistuja. Sen sijaan olen eräänlainen ohjaaja. Sitä varten on harjoiteltava kykyä (=hermoja) pysyä ulkopuolisena ja antaa osallistujille tilaa keskusteluun.

Mielipiteiden sijaan kysyn tarvittaessa kysymyksiä, joiden avulla päästään jumitilanteista eteenpäin. Roolissani minun on luontevaa kysyä asioita, jotka eivät johdattele vastaajaa suuntaan tai toiseen.

Hyvä, olen siis tilaisuudessa ulkopuolinen tarkkailija. Tämä ei kuitenkaan vielä riitä. Minun on oltava samalla tiivis osa tilaisuutta – oltava läsnä sataprosenttisesti.

Tässäpä kiteytyykin fasilitoinnin suurin haaste ja syy siihen, miksi useimmat vierastavat sitä: fasilitoijan on oltava tilaisuuden sydän, joka pitää rytmiä yllä ja tilaisuuden elossa. Empatiakyky on ehdoton varuste, jota ilman siinä ei pärjää.

Lopussa kiitos seisoo

Tiedän, millaista on osallistua palaveriin, jonka tarkoitus jää epäselväksi tai työpajaan, jonka anti jää kertomatta.

Fasilitoijana ymmärrän, että tilaisuuden päättäminen on yhtä tärkeä vaihe kuin muutkin. Anti on dokumentoitava, välitettävä asianosaisille jatkokäsiteltäväksi ja tehtävä lyhyt kooste osallistujille. Lopetuksen ei tarvitse olla kaiken kattava päätös, vaan riittää, että se jättää osallistujille tunteen, ettei heidän aikaansa käytetty turhaan.

Roolissani minulla on valta ja vastuu päättää, millainen maku tilaisuudesta jää osallistujien suuhun.

Jokainen voi olla fasilitoija

Myönnän, että fasilitoijan rooli on sekä haastava että työläs - puhumattakaan vastuun määrästä! Mutta samaan aikaan se on mielettömän antoisa. Se nimittäin mahdollistaa uuden luomisen, sillä se rakentaa puitteet hedelmälliselle yhteistyölle.

Fasilitointitaidoille on tilaa myös ihan tavallisessa työpäivässä.

Mieti: tarvitsetko empatiataitoja jossain kohtaa työpäiväsi aikana, entä yhteistyötä kollegoidesi kanssa? Niinpä. Fasilitointi voi olla pientä tai suurta, aktiivista tai passiivista, mutta siellä se kuitenkin on. Enemmän tai vähemmän kaikessa mukana.

Siksi se on kuninkuuslaji, jonka haltuunotolla voi päästä pitkälle!