Koronakriisi on vaikuttanut myös ympäri Suomea eri alueyksiköissä työskentelevien Hätäkeskuslaitoksen ammattilaisten työarkeen. Viraston johdossa koottiin ns. koronaryhmä 4 viikkoa sitten hallituksen alkaessa valmistella valmiuslain pykälien käyttöönottoa. Uusia toimintamalleja on jalkautettu ripeästi.
Kokoontumisten pohjalta Hätäkeskuslaitoksen henkilöstölle työstettiin ohjeistusta, jossa käsitellään koronaan sairastumista, riskiryhmien vapautuksia, työaikajärjestelyjä sekä valmiuslain poikkeusten käyttöönottoa. Ohjeistus jalkautettiin päällikköpalavereissa ja intranetin välityksellä. Viimeisin ohjeistus lähetettiin sähköpostilla myös koko henkilöstölle. Asiat on käsitelty myös viraston yhteistoimintamenettelyssä. – Viraston pääluottamusmiehet ovat kiitelleet ohjeistuksen oikea-aikaisuutta sekä riittävää yksityiskohtaisuutta, kertoo henkilöstöpäällikkö Antti Koskela.
Tiivis yhteistyö yksiköiden kesken avainasemassa
Koronaryhmän lisäksi Hätäkeskuslaitokseen on perustettu viestintään painottuva ”nyrkki”, joka kokoaa yhteen operatiivisen, teknisen ja henkilöstöhallinnon asioita. – Omassa yksikössä olemme tiivistäneet henkilöstösuunnittelijan ja koulutussuunnittelijan kanssa palavereita, joissa on valmisteltu henkilöstöhallinnon asioita, Koskela kertoo. Hätäkeskuslaitoksen operatiivinen salihenkilöstö ei voi käsitellä hätäpuheluja etänä vaan heidän täytyy toimia toimipisteissä tietojärjestelmien käytöstä ja tietoturvasta johtuen.
Poikkeustilanne haastaa henkilöstöä
Hallintohenkilöstön suurimpana haasteena ovat olleet pitkät työpäivät. Työpäivät ovat venyneet etätöissä jopa kymmentuntisiksi ja oman yksikön asioiden edistäminen on jäänyt vähemmälle huomiolle keskityttäessä akuuttiin kriisiin. Myös etäyhteyksiin liittyvät tekniset ongelmat aiheuttavat haasteita. Koskela kertoo kuitenkin havainneensa myös etätyöskentelyssä positiivisia vaikutuksia: – Virkamatkojen siirtyminen videopalavereiksi säästää työaikaa. Myös etätyöpäivän rytmittäminen oman aikataulun mukaan on selkeä parannus entiseen. – Uskoisin, että virastossa jatkossa suhtaudutaan etätyöhön entistä positiivisemmin, kun asioiden on nähty toimivan ihan hyvin.
Ratkaisuja arjen tueksi
Hätäkeskuslaitoksen henkilöstöllä on kriisityön ammattilaisina jatkuvasti käytössään toimintamalleja ja osaamista erilaisten poikkeustilanteiden käsittelyyn – jokainen hätäpuhelu on jo pieni kriisi sekä asiakkaalle, mutta joskus myös kokeneellekin päivystäjälle. Onneksi näitä tilanteita varten Hätäkeskuslaitoksessa on toimiva psykososiaalisen kuormituksen purkamismahdollisuus defusing-toiminnan kautta. Lisäksi ensimmäistä posttraumatyöpajaa suunnitellaan ensi vuodelle.
Nyt meneillään oleva poikkeustilanne on kuitenkin edellyttänyt erilaisten haasteiden vuoksi uusiakin toimia ja ratkaisuja henkilöstön työkyvyn ja työn tekemisten edellytysten tukemiseksi, mm:
- Työajan käytön joustavat ratkaisut: virastotyöaikaa tekevät voivat etäpäivän tuntien lisäksi leimata lisätyötunnit, jos virastotyöaika ei riitä töiden tekemiseen.
- Oman verkon tueksi otettu käyttöön kaupallisia sovelluksia sekä lisäkoneita yhteydenpidon helpottamiseksi.
- Henkilöstöön pidetään yhteyttä myös puhelimitse, jotta saadaan myös henkilökohtaisia kontakteja ja selvitettyä yksilöllisesti henkilöstön jaksamista ja työtilannetta.
- Verkottunut toimintamalli, missä 7 eri toimipisteen toimintoja voidaan hoitaa mistä vaan, on osoittanut tehokkuutensa tässä kriisissä. Lähes kaikki tehtävät pystytään hoitamaan etänä digitaalisesti mistä päin Suomea tahansa.
- Ajastettu jumppaohjelma on ollut todella tarpeen etätyössä, missä helposti unohtaa oma kehon huollon.
- Etätyön aikana varsinkin liikunta, esimerkiksi lenkkeily, on noussut yhä tärkeämmäksi palautumisen muodoksi.
Hyvät toimintatavat jäävät elämään
Hätäkeskuslaitoksella aiotaan jatkossakin edistää verkottumista ja digitaalisuutta, jotta vastaavissa tilanteissa virastossa voidaan hajautettuina hoitaa kaikki asiakkaiden tehtävät ja sisäiset tarpeet. Etäkokouksien määrän ennakoidaan myös lisääntyvän. – Jatkossa varmasti monia palavereita ja kokouksia voidaan siirtää myös etäyhteyksillä pidettäväksi ja matkustamista voidaan entisestään vähentää, arvelee Koskela poikkeustilanteen pysyvämpiä vaikutuksia. Koskelan mukaan tietyt tapaamiset ja koulutukset edellyttävät kuitenkin jatkossakin henkilökohtaista kontaktia. – Uskoisin, että henkilökohtaisia kohtaamisia osaa myös tämän karanteenin jälkeen arvostaa aikaisempaa enemmän ja silloin kun niihin päästään, osataan ottaa enemmän siitä hetkestä irti.