Työhyvinvointikysely on kätevä työkalu

Kankaanpään ja Rovaniemen kaupungit pilotoivat Kevan työhyvinvointikyselyä verkossa. Kaupunkien kokemuksen mukaan verkkoversio toimii hyvin ja vähentää kyselyn toteuttamiseen tarvittavaa työtä.

Sekä Rovaniemellä että Kankaanpäässä on tehty Kevan työhyvinvointikysely aikaisemmin perinteisenä asiantuntijapalveluna. Siihen verrattuna verkkoversiosta on vähennetty kysymysten määrää, ja nyt kysymyksiä on kolmisenkymmentä.

Kankaanpään hallinto- ja henkilöstöpäällikkö Anna Vanhahonkon mielestä kysymyksiä on riittävästi. Ne ovat kaikki määrämuotoisia.

- Näin vastaukset pysyivät varmasti anonyymeinä. Toisaalta jos olisimme lisäksi kysyneet avoimia kysymyksiä, niiden purkaminen olisi ollut työlästä.

Työhyvinvointipäällikkö Johanna Aho Rovaniemeltä sanoo, että kysymyksiä voisi edelleen vähän karsia.  

- Sekä perinteisen lomakekyselyn että verkkoversion toteuttamisessa haastavinta oli organisaatiorakenteen hahmottaminen ja syöttäminen ohjelmaan. Pieniä yksiköitä voi verkkokyselyssä tarvittaessa yhdistää myös vastausten saavuttua. Lisäksi vastaajillamme oli joskus hieman vaikeaa mieltää, että mitä johtamisen tasoa eli omaa lähiesimiestä, palvelualuetta, toimialuetta vai koko organisaatiota he arvioivat. Voisikohan sitä osiota vielä jotenkin selkeyttää?, Johanna Aho ehdottaa.

Työhyvinvointikyselyssä voisi olla esimiesten työhyvinvoinnille oma osio, Johanna Aho ehdottaa.
 

Helppo tehdä verkossa

Pilotoijat ovat yksimielisesti sitä mieltä, että työhyvinvointikyselyn toteuttaminen verkossa helpottaa koko kyselyn toteuttamista ja ennen kaikkea tulosten hyödyntämistä.  

- Tulosten raportointi oli helppoa, Johanna Aho vakuuttaa.

- Verkkoversio on ilman muuta tätä päivää. Koska verkkokysely oli vasta kehitysvaiheessa, siinä oli muutama pieni tekninen ongelma. Niihin saimme Kevasta nopeasti apua, eivätkä ne aiheuttaneet suurempaa murhetta, Anna Vanhahonko kertoo.

Vastaajien kokoaminen ratkaisevaa

Kunnissa on paljon työntekijöitä, joilla ei ole työvälineenään tietokonetta. Heidän mahdollisuutensa vasta verkkokyselyyn täytyy ratkaista parhaalla mahdollisella tavalla.

- Kukaan ei voinut syöttää vastauksia toisen puolesta. Järjestimme esimiesten kanssa niille, joilla ei ole työkonetta, mahdollisuuden vastata kyselyyn kotikoneelta, kirjastosta tai muulta julkiselta koneelta. Vastausprosentti kohosi meillä hienosti noin 80 prosenttiin, Vanhahonko iloitsee.

Rovaniemelläkin vastaaminen sujui hyvin, ja useampi kuin joka toinen vastasi kyselyyn. Rovaniemellä varmistettiin vastaamista niillä työpaikoilla, joissa tietokoneen käyttö ei kuulu työtehtäviin, mm. yhteisillä vastaamishetkellä työpaikkakokouksissa.

- Jos työpaikan vastausprosentti oli jäämässä huomattavan pieneksi, henkilöstöhallinnosta myös kyselimme syitä vastaushaluttomuuteen. Useimmiten syynä oli, että kyselyn tulosten käsittely oli aiemmin jäänyt olemattomaksi. Silloin vastaaminen ei motivoi, Johanna Aho selittää.

Pilottikaupunkien edustajat kehuvat verkkokyselyä helppokäyttöiseksi. Kun vastaajien pääsy koneelle oli ratkaistu, lomakkeen täyttämisessä ei ollut vaikeuksia.

Vertailu kannattaa

Työhyvinvointikyselyn tulokset paranivat Kankaanpäässä hieman edelliseen kyselyyn verrattuna.

- Nyt saadut tulokset olivat vertailukelpoisia vuoden 2015 kyselyn tuloksiin. Verkkokyselyn tuloksia pystyy vertailemaan myös muiden samankokoisten kaupunkien tuloksiin, ja tämä mahdollisuus on ilman muuta mielenkiintoinen ja hyödyllinen, Anna Vanhahonko arvioi.

Myös rovaniemeläiset vertailivat tuloksiaan Kevan muista organisaatioista keräämiin tietoihin.

- On hyvä nähdä missä menemme muihin verrattuna. Valitettavasti pilotointihetkellä ei ollut vertailussa vielä muita yhtä isoja organisaatioita, Johanna Aho kertoo.

Tutkimuksesta työvälineeksi

Johanna Aho ja Anna Vanhahonko korostavat, että työhyvinvointikyselyn tuloksia pitää hyödyntää työpaikoilla.

- Rovaniemellä tulokset käsitellään yksikkö-, palvelualue-, toimialue- ja koko organisaation tasolla. Viemme tulokset myös kaupunginhallituksen käsittelyyn. Lisäksi hyödynnämme kyselyä työterveyshuollon työpaikkakäyntien yhteydessä, työhyvinvointipäällikkö Aho luettelee ja jatkaa:

- Kiinnostavinta ja hyödyllisintä tietoa kertyi kyselyn johtamisosiosta. Kyselyn ja sen jälkeen käytyjen perusteella päivitettiin yksiköiden työhyvinvointisuunnitelmat.

Kankaanpäässä vastaukset jaettiin esimiehille, jotka velvoitettiin keskustelemaan tuloksista alaistensa kanssa. Keskusteluissa syntyi työhyvinvoinnin kehittämissuunnitelmia, joihin on kirjattu tavoitteet, vastuut, aikataulu ja seurantamenetelmät. Suunnitelmat lähetettiin hallinto- ja henkilöstöpäällikkö Vanhahonkolle.

- Työhyvinvointikyselyä ei tietenkään kannata tehdä vain kyselyn vuoksi, vaan tulosten käsittely ja suunnitelmien vieminen käytäntöön ratkaisevat prosessin hyödyllisyyden. Kehittämissuunnitelmat eivät synny suoraan kyselyn tuloksista, vaan ne ovat yksiköiden ja tiimien keskustelun aineistoa, muistuttaa Anna Vanhahonko.

Meillä Kankaanpäässä Kevan työhyvinvointitutkimuksen verkkoversio toimi erittäin hyvin. Suosittelen tutkimusta myös muille kaupungeille ja kunnille, Anna Vanhahonko vakuuttaa.