Koronakriisi vyöryi suomalaisille työpaikoille yllätyksenä, ilman varoitusaikaa tai tietoa siitä, kuinka laajana tai vaikeana sen vaikutukset tulevat työyhteisöissä ja yhteiskunnassa näkymään. Poikkeusolojen järjestelyihin ryhdyttiin silti monilla työpaikalla ripeästi.
Valtiovarainministeriössä aloitettiin järjestelyt jopa hieman ennakoiden. Viime viikkoina on kehitetty tehokkaasti ratkaisuja monilla muillakin työpaikoilla esiin tulleisiin kysymyksiin mm. etätyöhön siirtymisestä ja sen sujumisesta, esimiestyön uudenlaisista haasteista, tiedonkulusta tiimien välillä, yhteisöllisyyden vaalimisesta sekä työhyvinvoinnista.
Digiloikka etätöihin
Valtiovarainministeriön henkilöstö siirtyi etätyöskentelyyn jo kriisin varhaisessa vaiheessa. Hallituksen tehty etätyötä koskevan linjauksen myötä ministeriössä laitettiinkin kuntoon poikkeusolojen etätyöohjeistus. – Etätyöhön siirtymisellä halusimme turvata työskentelyolot ja minimoida koronaviruksen leviämisen, kertoo kehittämispäällikkö Pilvi Pellikka. Pellikan mukaan etätyöhön siirtyminen on ollut valtava yhteinen digiloikka koko työyhteisölle siitä huolimatta, että työtä on voinut ministeriössä aiemminkin tehdä etänä. – Vallitseva tapa kuitenkin aiemmin oli, että työtä tultiin tekemään työpaikalle. Lopulta etätyöt saatiin käyntiin saumattomasti ja nopeasti.
Kollektiivisen opettelun aika
Vaikka toimintaohjeet ja -tavat saatiin pika-aikataululla kuntoon, ovat viimeiset viikot olleet ministeriössä myös uuden opettelua ja oppimista. Työsuojelupäällikkö Vilja Arolan mukaan henkilöstöjohtamisen haasteet ovat nyt uudenlaisia. – Erityisesti esimiehet ovat joutuneet miettimään oman tekemisensä eri tavalla: miten työtä johdetaan, kun lähikontaktia ei ole ja toisaalta, miten yhteys henkilöstöön arjessa rakennetaan. Tilanne kuormittaa eri tavalla eri yksilöitä. Työkykyä ollaan pyritty entistä enemmän tukemaan ottamalla mahdollisia haasteita esille ennakoivasti. Varhaisen tuen teemoista keskustellaan esimiesten kanssa säännöllisesti.
Myös yhteydenpidon tavat ja muodot ovat nousseet esiin. Henkilöstöä on koulutettu paljon esim. työaikaan ja työ- ja yksityiselämän yhteensovittamiseen sekä tekniseen osaamiseen liittyvissä asioissa. – Vaikka muutos tuli nopeasti ja sen vaikutukset huolestuttavat henkilöstöämme, vaikutelma on kuitenkin se, että työn tekemisen muutos on sujunut hyvin ja työntekijämme ovat pääosin positiivisella mielellä.
Henkilöstön hyvinvointia ja työfiilistä seurataan järjestelmällisesti viikoittaisten kyselyiden avulla. Kyselyn tuloksia puretaan säännöllisissä henkilöstöinfoissa. – Eniten henkilöstöämme on askarruttanut poikkeustilanteen kesto ja se, kuinka se tulee työyhteisöömme ja laajemmin yhteiskuntaan vaikuttamaan, Arola kertoo.
Vaikuttavia toimia arjen tueksi
Yhteisöllisyydestä ollaan pyritty pitämään kiinni monin tavoin. Ensimmäisinä viikkoina päivittäiset henkilöstöinfot sekä viikoittaiset johdon infotilaisuudet on koettu tärkeiksi keinoiksi säilyttää hyvä henki ja kiinnittää henkilöstö omaan työyhteisöönsä myös etätyön arjessa. Myös epäformaalia verkon kautta tapahtuvaa yhdessä oloa on kannustettu. – Esimerkiksi yhteiset tiimien ja osastojen skypetuokiot ovat suosittuja, Pellikka kertoo. Lisäksi ministeriössä palkitaan kuukausittain henkilöstön itse nimeämiä ”arjen pelastajia” – kollegoja, joilta on saanut apua tai tukea kiperässä tilanteessa. Huhtikuun ajaksi ministeriöön on käynnistetty myös oma taukoliikuntahaaste, Arola lisää.
Heti purku -malli käyttöön
Ministeriössä ollaan ottamassa parhaillaan käyttöön myös uudenlaisia toimia työkyvyn tukemiseksi. Yksi keinoista on Heti Purku -malli, jossa työyhteisön omaa tukihenkilöosaamista hyödynnetään mahdollisten ongelmatilanteiden ratkaisussa. – On hieno voimavara, että on ihmisiä, jotka voivat olla toinen toisilleen avuksi myös jatkossa, Pellikka iloitsee. – Tarve tukea toinen toistaan on tullut myös itseohjautuvasti esille henkilöstöltä.
Poikkeustilanteen aikana on korostunut myös tarve tiivistää yhteistyötä työterveyshuollon kanssa. Ministeriössä seurataan tiiviisti miten työterveyshuolto voi tukea työpaikkaa poikkeustilanteessa sekä hyödynnetään sen palveluita.
Työhyvinvoinnin tukielementtejä poikkeusoloissa (Valtiovarainministeriö)
Kohti uutta normaalia yhdessä ja yhtenäisesti
Sekä Arola että Pellikka kertovat huomanneensa, että kaiken kriisin keskellä katseet ovat kääntyneet jo poikkeustilan jälkeiseen aikaan. – Moni miettii jo nyt, mikä on uusi normaali sitten joskus, ja miten voimme jo nyt luoda strategiaa sitä kohti. Valtiovarainministeriön henkilöstö on aktiivisesti osallistunut haasteiden ratkaisemiseen ja ideoimaan uutta.
– Henkilöstö on halunnut tuoda tässä omaa osaamistaan aktiivisesti hyödyksi jopa normaaleja työrooleja ja -rajoja ylittäen. Halu olla avuksi ja työskennellä yhteisen hyvän eteen on konkretisoitunut poikkeustilan aikana positiivisella tavalla.