Kaikki irti työhyvinvointikyselystä!

Työhyvinvointikyselyitä toteutetaan monissa organisaatioissa, mutta hyödynnetäänkö niitä tarpeeksi osana tuloksellista työhyvinvointitoimintaa? Mikä merkitys työhyvinvointikyselyllä on strategisessa työhyvinvointijohtamisessa? Mitä asioita työhyvinvointikyselyn prosessissa on konkreettisesti hyvä ottaa huomioon?

Muun muassa näitä kysymyksiä kokoonnuimme yhdessä pohtimaan 9.6.2016 järjestettyyn työpajaan, johon osallistui lähes kolmekymmentä kehittämistyön ammattilaista useista eri kunta-alan organisaatioista.

Tässä kirjoituksessa tarkastelen aihetta erityisesti kehittämisprosessin rakentamisen näkökulmasta, mikä oli yhtenä keskeisenä teemana työpajassa käymissämme keskusteluissa.

Miksi mittaamme mitä mittaamme?

Organisaation tulisi mitata niitä asioita, jotka ovat sen toiminnan toteutumisen kannalta merkityksellisiä. Tämä on hyvä lähtökohta myös työhyvinvointikyselyssä. Kyselystä saatavan tiedon hyödyntämisen ja tuloksellisen kehittämistoiminnan lähtökohdat ovat siinä, minkälaiseen tarpeeseen kyselyn odotetaan vastaavan. Yhteinen ymmärrys kyselyn tarpeesta ja tavoitteista kytkevät kyselyn ja siitä saatavan tiedon hyödyntämisen myös osaksi laajempaa kokonaisuutta, jolloin kysely ei jää vain irralliseksi toimenpiteeksi.

Organisaation tulisi mitata niitä asioita, jotka ovat sen toiminnan toteutumisen kannalta merkityksellisiä

Ennen kuin työhyvinvointikyselyä lähdetään toteuttamaan olisi jokaisessa organisaatiossa hyvä määritellä: mihin tarpeeseen kysely meillä vastaa? Minkälaiseen kehittämistyöhön se kytkeytyy? Mitä sen avulla haluamme saada aikaiseksi? Pelkät mittarit eivät vielä muuta toimintaa, vaan oleellista on, miten tuloksia hyödynnetään organisaation toiminnassa.

Työhyvinvointikyselyn tuloksia voidaan tarkastella monella eri tavalla

Työhyvinvointikyselyn tulokset todetaan ja kuvataan nykytilanne sen pohjalta esimerkiksi henkilöstökertomusta varten. Tällöin riittävä lopputulema on se, että tiedetään missä mennään. Seuraavana vuonna voidaan mitata ja tarkastella tilannetta uudestaan.

Keskitytään ongelmiin ja niihin reagoimiseen. Tällöin kyselyn avulla paikannetaan ongelmakohdat ja lähdetään hakemaan niihin yhdessä ratkaisua esimerkiksi toimintatapoja muuttamalla. Toimintatapojen muuttamisesta laaditaan kehittämissuunnitelma aikatauluineen ja vastuineen sekä sovitaan seurannasta.

Tiedon pohjalta ennakoidaan tulevaa ja kytketään tulokset osaksi arkityön sujumista ja sen parantamista. Tällöin pyritään luomaan katse ennen kaikkea tulevaisuuteen ja siihen, mikä on tärkeää meidän toiminnassamme ja tähän peilaten nostamaan esille myös onnistumiset ja hyvät asiat. Samalla huomio kiinnittyy väistämättä ajatukseen, ovatko tulevaisuuden tarpeet työssämme enää samanlaisia kuin nyt ja miten meidän tulisi muuttaa toimintaamme, jotta menestyisimme silloin? Nämä asiat ovat tärkeitä nostaa myös osaksi konkreettista kehittämissuunnitelmaa.

Kaikille lähestymistavoille voi olla tarvetta ja usein ne myös limittyvät toisiinsa. Jälkimmäisen lähestymistavan vahvuus on ennakoinnissa ja toisaalta myös vahvuuksien korostamisessa. Parhaimmillaan siitä voi syntyä positiivinen kehä, jossa työn sujuvuus vahvistaa henkilöstön kokemusta hyvinvoinnista, tukee motivaatiota ja siten vaikuttaa työn tuloksellisuuteen ja laatuun.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Kyselyn tarpeen ja tavoitteen lisäksi on hyvissä ajoin määriteltävä myös kehittämistyön prosessi eli miten konkreettisesti edetään mittaamisesta toimenpiteisiin, seurantaan ja arviointiin. Koko prosessille on hyvä muodostaa vuosikello, josta käyvät ilmi kaikki tärkeät päivämäärät.

Keskeisiä kysymyksiä prosessin rakentamisen alkuvaiheessa ovat muun muassa: 

• Milloin toteutamme kyselyn?
• Miten ja milloin tiedotamme kyselystä?
• Mitä muuta kehittämistoimintaa meillä on samaan aikaan? Miten kyselyprosessi ja sen aikataulutus linkittyvät muuhun toimintaan?
• Miten teemme kysely- ja kehittämisprosessin näkyväksi koko organisaatiossa?
• Miten mahdollistamme kyselyn toteutuksen, kuten tiedon luotettavan keräämisen ja kyselyyn vastaamisen koko henkilöstölle?
• Milloin kyselyn tuloksia käsitellään organisaation eri tasoilla (johtoryhmät, toimi/palvelualueet, yksiköt)?
• Milloin kehittämissuunnitelmien tulee olla valmiita?
• Miten johto ja muut tahot voivat tukea esimiehiä prosessin aikana? Missä tarvitaan erityistä tukea?
• Miten seuraamme ja arvioimme toimintaa?
• Miten teemme kehittämistyötä näkyväksi koko organisaatiossa?
• Kuka tai ketkä vastaavat asioista prosessin eri vaiheissa?

Lisää työhyvinvointikyselystä saatavan tiedon hyödyntämisestä organisaatioiden toiminnassa voit lukea blogikirjoituksestani: Miten työhyvinvointikyselystä saatava tieto muuttuisi toiminnaksi?

Tukea tuloksellisen kysely- ja kehittämisprosessin rakentamiseen saat työhyvinvointikyselypalvelussamme.